6 dicas de como gerenciar o seu tempo

2. Método Matriz GUT

O foco é ajudar a definir as prioridades com base em três elementos: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), criada por Charles H. Kepner e. Benjamin B. Tregoe, em 1981 como uma das ferramentas de qualidade para definir prioridades.

Em uma planilha de Excel ou do Google Drive você deverá criar cinco colunas:

1. A primeira coluna poderá se chamar de “Tarefa” e em suas linhas você especifica a atividade.
2. Na segunda, o título será “Gravidade” e em suas linhas em frente às tarefas você irá atribuir notas de 1 a 5 utilizando os seguintes critérios: (5) extremamente grave; (4) muito grave; (3) grave; (2) pouco grave; (1) sem gravidade.
3. A terceira terá o título “Urgência” e os pesos usados em cada tarefa serão: (5) atenção imediata; (4) resolver rapidamente; (3) pouco urgente; (2) pode esperar; (1) pode ser planejado a longo prazo.
4. A quarta será a da “Tendência”, em que deverá estimar quais as consequências daquela tarefa a ser ignorada: (5) vai piorar rapidamente; (4) irá piorar em pouco tempo; (3) irá piorar; (2) irá piorar a longo prazo; (1) não mudará.
5. A última coluna é reservada para um cálculo, que é a multiplicação dos valores da primeira, segunda e terceira colunas para encontrar os pesos das atividades.

Agora é só ordenar as tarefas que possuem maior peso e começar a executar as atividades de maior prioridade.

3. Matriz Impacto x Esforço

Esse método, muito relacionado com o anterior, foi divulgado por Stephen Covey e também te ajuda a encontrar as atividades que precisam de mais atenção, propondo a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes. 

A ideia  é criar um quadro dividido em quatro partes, formando 4 quadros menores. 

4. Regra dos 5 minutos

Escolha uma tarefa que pode ser concluída em 5 minutos e se dedique ao máximo para terminá-la antes. Dessa forma, a sensação de realização poderá gerar a motivação necessária para que você enfrente tarefas maiores. 

5. Gamificação

Transformar cada tarefa em uma espécie de jogo. Atualmente, existem sites, aplicativos e até consultorias especializadas que ajudam as empresas a colocarem essa estratégia em prática. Um dos aplicativos mais conhecidos é o Habitica. 

Baseado em um jogo de RPG, cada tarefa que a pessoa realizar na vida real e marcar como concluída no aplicativo, renderá recompensas para seu avatar no jogo.

6. Método Getting Things Done (GTD)

Com o método “Fazer Acontecer” (David Allen), você estabelece objetivos, define passos, elimina o que pode atrapalhar e foca na execução.

O método possui 5 etapas:

• Recolher: Anote as atividades que precisam ser realizadas, assim você elimina possíveis preocupações que possam tirar o foco. São anotadas as atividades que precisam ser realizadas; 
  
  
• Processar: Estabeleça prioridades, detalhe seus projetos maiores em etapas menores e defina quais tarefas de fato ajudarão a alcançar os objetivos. Além disso, é nesse momento que se entende quais demandas precisam ser delegadas; 
  
  
• Organizar: é o momento de usar uma ferramenta como o Google Calendar ou Trello para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
  
  
• Executar: se torna a etapa mais fácil, você já tem certeza de que está priorizando a atividade certa, agora é só colocar a mão na massa;
  
  
• Rever: principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.

Concluindo

Trouxemos algumas técnicas de gerenciamento de tempo e você pode utilizá-las juntas, separadas e até adaptá-las da forma que mais fizer sentido para sua rotina. O importante é que elas podem transformar sua produtividade, sem aumentar as cobranças ou piorar o clima organizacional. 

E o melhor de tudo: todas as ferramentas que indicamos são gratuitas e podem ser usadas em equipe. 

E aí, você já conhecia ou usava alguma dessas técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo?