A realização de call e videoconferência já não é mais novidade para muitas empresas e seus colaboradores há algum tempo, agora, a produtividade se tornou o novo desafio.

Os meetings, como também podem ser chamadas essas reuniões remotas, trazem ao mercado uma nova forma de organização e é isso o que vamos ensinar neste artigo.

Após estudar a viabilidade, praticar e seguir algumas técnicas de reuniões remotas – olha que aplicamos esse estilo de colaboração desde o nosso início – também começamos a desenvolver a nossa própria forma de fazê-las.

Por isso, se você quer realizar calls e videoconferências de forma organizada, além de tornar suas reuniões mais produtivas, mesmo em home office , vem com gente aprender o jeito Gruv de fazer acontecer!

Aqui na Gruv , utilizamos diversas ferramentas e planilhas que facilitam a nossa organização, o mapeamento, a gestão dos times e suas demandas, incluindo as reuniões remotas (elas acontecem quase que diariamente).

Seja com clientes, fornecedores, prospects ou colaboradores, as reuniões precisam ter objetivos como, por exemplo: solucionar problemas de execução, apresentar ações de comunicação, treinamento de times, feedbacks , prospecção de novos clientes, e o que mais você precisar definir como objetivo para desenvolver demandas de forma eficiente.

Tudo isso otimiza o nosso relacionamento enquanto empresa.

Mas, para que você comece a implementar aí na sua empresa, é necessário que se estabeleça uma comunicação objetiva e clara internamente. Essa é a chave para que o combinado esteja sempre nos roteiros e demandas diárias.

Abaixo, confira os principais benefícios e vantagens de implementar reuniões remotas na sua empresa:

Um dos principais benefícios, sem dúvida, é a redução de gastos como o transporte, por exemplo. Isso conta muito na hora de colocar os custos mensais de uma empresa na ponta do lápis. 

Reuniões internas, externas, bate-papo com fornecedores, fechamento de parcerias e muito mais práticas que podem ser feitas via call ou videoconferência, sem deslocamento, valem muito a pena quando consideramos a economia financeira da empresa.

Os encontros para as reuniões são feitos de forma rápida, de onde você estiver, até mesmo pelo celular e com dinamismo, fundamental para otimização de tempo também.

Facilitar a rotina de trabalho é intrínseco ao trabalho remoto. Interações, conversas e resoluções de situações que muitas vezes são expostas por e-mail, podem ser aplicadas e compreendidas com maior facilidade por uma simples reunião remota.

Além da agilidade, calls e conferências geram uma participação mais efetiva dos colaboradores. Com a objetividade posta em prática, a distância torna as conversas resolutivas, evitando a perda de foco.

Em suma, o comprometimento entre as partes tende a se tornar prioridade em colaborações à distância.

Flexibilidade, facilidade de adaptação e melhora da imagem da sua empresa . Sim, a utilização de novas tecnologias gera um olhar diferenciado, tanto por parte dos colaboradores quanto do mercado.

Empresas que utilizam recursos tecnológicos no seu dia a dia, cada vez mais, são bem vistas, dinâmicas e modernas em um cenário global.

A melhora na comunicação entre setores pode ser um problema muitas vezes, mas ao realizar reuniões remotas, os times e pares sentirão a necessidade de buscar maior integração e unidade.

Além disso, podem desenvolver, inclusive, novas práticas para se comunicar melhor e exemplificar didaticamente por imagens situações técnicas.

Ah, em calls e videoconferências também utilizamos metodologias ágeis. É importante salientar isso.

À distância, nada impede que as mesmas soluções que colocamos em prática pessoalmente, não sejam aplicadas também on-line. Por isso, abuse de métodos que irão levar seus colaboradores a produzir mais e melhor, mesmo não estando próximos.

Para que seu desempenho se mantenha em alta, é necessário estabelecer algumas regrinhas e práticas para o seu dia a dia. 

Lembrando:

As reuniões precisam ter propósitos definidos para que sejam objetivas e não transmitam a sensação de perda de tempo para os colaboradores. 

Tenha em mente, também, que as pausas, os momentos de fala e audição, devem permear as suas reuniões. Espere o momento certo de se colocar e preze pelo respeito entre os participantes.

Pensando nessas e outras dicas, criamos uma lista para auxiliar você a otimizar suas reuniões, sejam elas feitas por call ou videoconferência:

É imprescindível que você estabeleça uma rotina profissional, como se você estivesse indo ao seu escritório de trabalho. Acorde no horário de costume, tome um banho, use roupas que você usaria no seu trabalho e mantenha hábitos saudáveis.

Inclua sempre suas reuniões e horários na agenda (física ou virtual como a Google agenda), realize pautas ou breves resumos sobre a call ou videoconferência que você acabou de fazer.  É importante perceber que planejamento e organização vão otimizar o seu tempo.

Escolha um local adequado para o desenvolvimento dos seus atributos. É ideal preparar o lugar que você vai trabalhar com o que você geralmente utiliza no escritório.

Seja um bloco de notas à disposição, uma agenda, calendário, fones, livros para consulta.

Enfim, o fundamental é que você tenha um espaço iluminado, arejado, que proporcione conforto e praticidade para desenvolver o seu trabalho e participar das reuniões.

Desligue notificações, informe aos pares os horários de suas reuniões, estude previamente o tema ou situação que será abordada, faça checklists – isso é válido tanto para demandas diárias quanto para suas reuniões – e não realize atividades de cunho pessoal no seu horário de trabalho.

Evite marcar reuniões de última hora. É importante que todos os participantes tenham tempo para se preparar, pesquisar e possivelmente estudar o assunto da reunião. 

Além disso, é preciso que o todos consigam administrar sua demandas.

Apenas organizando uma reunião com antecedência conseguimos proporcionar a todos os participantes uma melhor preparação. Isso facilita a geração de ideias, a entrega de soluções diferenciadas e fica nítido para todos a relevância do encontro.

Determine com sabedoria seu horário de trabalho. Você vai precisar dividir o seu dia com as demais atividades extras.

Por exemplo, qual horário você vai praticar atividades físicas? Fazer meditação? Ler um livro? E se você quiser finalizar um curso para melhorar suas habilidades profissionais ou pessoais? Tudo isso vai precisar da sua atenção para administrar melhor o tempo.

É imprescindível que você coloque em prática seu comprometimento e responsabilidade. Definir todos os seus horários vai evitar acúmulo de demandas e estresse.

É importante conhecer e utilizar várias ferramentas que estão disponíveis on-line para se adaptar.

Vale aprender, por exemplo, como compartilhar sua tela para apresentações, gravar reuniões, enviar arquivos no chat e usar o aplicativo no smartphone com facilidade.

Aqui, seguem algumas das principais que utilizamos:

Há algum tempo pode-se dizer que é a ferramenta mais popular para calls e conferências.

Está disponível para desktop on-line e nos sistemas operacionais de smartphones – iOs e Android.

O Google Meet, antigo Hangouts, é um aplicativo do Google, também muito utilizado atualmente. A ferramenta permite até 25 participantes e não custa nada.

Também disponível para os sistemas operacionais de smartphones mais difundidos no mercado.

É uma das plataformas mais completas do mercado, muito utilizada para reuniões remotas, webinários e eventos on-line.

Também pode ser usada tanto no desktop, quanto no seu smartphone.

Menos conhecido que os demais citados acima, o WebEx também é uma ferramenta gratuita para call e videoconferência.

A plataforma oferece espaço para até 100 participantes em uma reunião, no seu plano gratuito.

Para finalizar, não se esqueça de sempre ter uma alternativa para as reuniões. 

Baixe de dois a três desses aplicativos, aprenda e ensine como se usa, faça testes de áudio e vídeo para que sua call ou conferência seja realizada com sucesso. Assim, você evita atrasos e a dispersão dos participantes.

Para uma gestão ser ágil e ampla, principalmente em momentos onde não há possibilidade de estar junto pessoalmente com a equipe, faz-se valer a capacidade de adaptação.

É fundamental se utilizar do que há de mais moderno e sustentável para preencher certas lacunas em tempos de crise.

Com esse tutorial, esperamos que você conquiste novos clientes, aumente a produtividade das suas reuniões e da equipe, otimize seu tempo e consiga solucionar problemas com facilidade, mesmo à distância.

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Passe a palavra e compartilhe com o pessoal da sua empresa, seus amigos, gestores e sócios. Afinal, modernizar-se é preciso!

A partir de agora, você já vai saber como implementar com eficácia reuniões por call e videoconferência aí na sua empresa.